Pracownik AI – Księgowość
Pracownik AI do obiegu dokumentów księgowych: odczyt danych z faktur, wstępna klasyfikacja, wykrywanie braków i przygotowanie danych do systemu księgowego. Produkt w fazie projektowej.
Ta sama zasada, inne dokumenty
Rodzaj dokumentu jest inny, sposób pracy ten sam. Dane wychodzą sprawdzone i opisane tak samo za każdym razem, gotowe do zaksięgowania i do raportu. Dokument, przy którym coś się nie zgadza, trafia do człowieka razem z informacją, co zostało wstrzymane i dlaczego.
Odczyt i sprawdzenie dokumentu
Wyciąganie pozycji z faktur i dokumentów księgowych, sprawdzenie sum, stawek i danych kontrahenta, porównanie z zamówieniem albo umową.
Dokument dociera do księgowego już sprawdzony, z zaznaczonymi pozycjami wymagającymi decyzji.
Wstępna klasyfikacja i przypisanie
Propozycja konta, rodzaju kosztu i miejsca powstawania kosztów na podstawie katalogu ustalonego dla organizacji, a nie opisu tworzonego za każdym razem od nowa.
Powtarzalne dokumenty przechodzą bez ręcznego wpisywania, a klasyfikacja jest spójna między miesiącami.
Wykrywanie braków i niespójności
Brakujący załącznik, niezgodna kwota, duplikat dokumentu, brak wymaganej akceptacji, dokument bez powiązania z umową.
Problem widać na początku obiegu, kiedy da się go jeszcze naprawić.
Pilnowanie akceptacji i przekazanie wyjątków
Lista dokumentów czekających na decyzję, przypomnienia o terminach, przekazanie sprawy do właściwej osoby wraz z powodem wstrzymania.
Żaden dokument nie zostaje w skrzynce bez właściciela i bez terminu.
Co przenosimy z pracownika AI, który już działa
Nie zaczynamy od zera. Zasady, na których opiera się nasz pracownik AI do kontaktu z mieszkańcami, przenosimy do księgowości. Sprawdziły się w codziennej pracy wspólnot i spółdzielni. Mogą Państwo zobaczyć, jak działa pulpit i raporty.
Jeden rejestr i stałe nazwy pól
Zgłoszenia mieszkańców trafiają dziś do jednego rejestru i mają te same pola, niezależnie od tego, czy przyszły telefonem, czy zostały wpisane w biurze, dlatego dane z całego roku dają się zliczyć bez ręcznego porządkowania. W księgowości tą samą drogą pójdzie dokument.
Dane każdej organizacji osobno
Każda organizacja ma własną, oddzieloną przestrzeń z własnymi kontami i własnymi dokumentami. Dostęp do jednej nie daje żadnego wglądu w drugą.
Decyzja zawsze u człowieka
Pracownik AI przygotowuje opis dokumentu i wskazuje, co wymaga uwagi, ale o tym, co dalej, decyduje pracownik biura. Nie zastępuje zespołu. Zdejmuje z niego powtarzalną część pracy.
Pełny zapis: kto, co i kiedy
Przy każdym dokumencie widać, skąd wzięła się dana informacja i kto ją potem zmienił. Nic nie dzieje się poza zapisem.
Czego ten pracownik AI nie będzie robił
Granice ustalamy już na etapie projektowania. Decyzje w obiegu dokumentów zostają po stronie biura. Pracownik AI przygotowuje materiał i pokazuje, co wymaga uwagi.
Nie zatwierdza dokumentów. Akceptacja zostaje przy osobie, która za nią odpowiada.
Nie księguje niczego bez decyzji człowieka.
Nie zmienia raz zapisanych danych samowolnie, a każda korekta jest widoczna w historii dokumentu.
Nie rozstrzyga sporów z kontrahentem i nie prowadzi ustaleń w Państwa imieniu.
Szukamy organizacji, z którą zaprojektujemy ten produkt
Jeżeli obieg dokumentów w Państwa organizacji jest miejscem, w którym traci się najwięcej czasu, chętnie porozmawiamy przed etapem budowy. Projektujemy na podstawie prawdziwych dokumentów i prawdziwego obiegu.