Pracownik AI
Umów prezentację
Dostępne Wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe

Kontakt z mieszkańcami

System, który odciąża administrację od telefonów, przepisywania i pilnowania odpowiedzi. Przyjmuje zgłoszenia, prowadzi komunikację, a zespołowi daje pulpit do zarządzania sprawami, technikami i raportami.

Umów prezentację Zobacz przebieg rozmowy
Ekran produktu · pulpit administracji

Wszystkie zgłoszenia wspólnoty w jednym miejscu, z kategorią, pilnością i adresem.

plik: portal/zgloszenia.webp
Zgłoszenia widoczne od razu po zalogowaniu
Z czego składa się system 01

Asystent głosowy to jedna czwarta produktu

Rozmowa jest tym, co widać najbardziej, ale sama niczego nie załatwia. Sprawa musi trafić do administracji, dojść do technika i wrócić do mieszkańca.

Asystent głosowy

Odbiera o każdej porze, odpowiada z regulaminów wspólnoty, dopytuje o objawy i zakłada sprawę. Dzwoni także sam, z ankietą albo przypomnieniem.

Odbieratelefon o każdej porze Dopytujewedług ustalonej procedury Rejestrujegotową, uporządkowaną sprawę

Żaden z tych modułów nie zastępuje Państwa pracowników. Moduły zdejmują z zespołu powtarzalną część pracy. Odbieranie telefonów, przepisywanie danych, dzwonienie z przypomnieniami, pilnowanie terminów. Decyzje o tym, co dalej ze sprawą i kto ma się nią zająć, zostają po stronie zespołu. Więcej o naszym zobowiązaniu.

Kanały zgłoszeń 02

Telefon jako główna droga, formularz jako uzupełnienie

Rdzeniem produktu jest rozmowa, bo tak kontaktuje się większość mieszkańców, a tylko w rozmowie da się dopytać o to, czego zgłaszający sam by nie napisał. Formularz jest dla tych, którzy wolą nie dzwonić.

Rozmowa telefoniczna

Naturalna droga także dla starszych mieszkańców. Asystent odbiera i dopytuje, a potem od razu zapisuje sprawę.

Formularz w przeglądarce

Opis, zdjęcie usterki i podgląd statusu. Bez instalowania aplikacji i bez zakładania konta.

Kod QR i tag NFC na klatce

Ten sam formularz i ten sam rejestr. Kod przypisany do budynku otwiera go z wypełnionym adresem, więc „nie działa domofon” od razu wie, o którą klatkę chodzi.

W drugą stronę 03

Nie tylko odbiera. Prowadzi komunikację za biuro.

Administracja wybiera odbiorców i treść. System dzwoni, wysyła SMS-y lub e-maile, rejestruje wynik i pokazuje, z kim nadal trzeba skontaktować się osobiście.

Status sprawy bez telefonu do biura

SMS lub e-mail informuje o przyjęciu sprawy, terminie wizyty i zakończeniu. Mieszkaniec nie musi dzwonić z pytaniem, czy ktoś już się tym zajął.

Automatyczne oddzwonienie

Po naprawie asystent pyta, czy technik był i czy problem zniknął. Odpowiedź wraca do sprawy, zanim administracja uzna ją za zakończoną.

Komunikat do wybranych lub wszystkich

Wyłączenie wody, przegląd instalacji, zebranie wspólnoty. Wybierają Państwo budynek, klatkę albo konkretnych mieszkańców oraz kanał: telefon, SMS lub e-mail.

Kampanie i przypomnienia

Przypomnienia o zaległościach, terminach lub dokumentach uruchamiają Państwo dla wskazanej grupy. Pulpit pokazuje wynik każdej próby kontaktu.

Harmonogram automatyzacji W realizacji

Będzie można ustawić kiedy, do kogo i jak system ma się odezwać

Przygotowujemy działania jednorazowe i cykliczne: wybór mieszkańców, budynku, klatki lub zespołu administracji, wskazanie kanału oraz ponowienie kontaktu, gdy pierwsza próba się nie powiedzie.

  1. Raport poranny e-mailemZadania na dziś i wykonane poprzedniego dnia
  2. Przypomnienie o przeglądzieSMS do mieszkańców wybranego budynku
  3. Telefon po naprawiePotwierdzenie wykonania i ocena rezultatu

Docelowo przed uruchomieniem będzie można ustalić godziny, treść i liczbę prób. Wynik każdego kontaktu zostanie zapisany przy mieszkańcu lub sprawie.

Droga sprawy 04

Od zgłoszenia mieszkańca do technika pod drzwiami

System zbiera objawy, porządkuje dane i pilnuje komunikacji. Administracja zachowuje najważniejszą decyzję: wybiera technika i może zmienić priorytet, dopisać komentarz lub przejąć sprawę na dowolnym etapie.

01
Mieszkaniec

Zgłasza usterkę

Telefonem, z przeglądarki, kodem QR albo tagiem NFC. O każdej porze.

Jak mieszkaniec może rozpocząć sprawę
  • Telefon: asystent odbiera i prowadzi rozmowę bez menu numerycznego.
  • Formularz: mieszkaniec dodaje opis i może dołączyć zdjęcie.
  • QR lub NFC: zgłoszenie otwiera się z przypisanym adresem budynku.
02
Pracownik AI

Dopytuje o objawy

O szczegóły ustalone z technikami. Brak jednego z nich kończy się drugim przyjazdem.

Co dzieje się podczas rozmowy
  • Asystent rozpoznaje temat i korzysta z procedury właściwej dla danej usterki.
  • Pyta o brakujące objawy i zakres problemu. Potem o adres i o to, kiedy zastanie kogoś w domu.
  • Przed zapisaniem sprawy odczytuje podsumowanie i prosi o potwierdzenie.
03
Pracownik AI

Składa kompletną sprawę

Opis, adres, lokal, pilność i termin. Wszystko w stałych polach, bez przepisywania.

Zobacz dane, które powstają z rozmowy
Kategoriaogrzewanie AdresMickiewicza 14 / 27 Objawjeden grzejnik nie działa Od kiedy2 dni Dostępnośćczwartek po 15:00 Priorytetstandardowy
04
Administracja

Przydziela technika

Portal podpowiada specjalistów. Pracownik wybiera osobę, ustala priorytet i może dopisać instrukcję lub notatkę.

Jak administracja przygotowuje zadanie
  • Ustala priorytet, termin realizacji i osobę odpowiedzialną.
  • Wybiera technika według specjalizacji oraz dostępności.
  • Dopisuje komentarz, instrukcję dla technika lub wewnętrzną notatkę.
05
Pracownik AI

Powiadamia technika

Technik dostaje diagnozę, adres i termin: SMS-em, e-mailem albo w rozmowie telefonicznej.

Zobacz przykładowe zlecenie dla technika
Zlecenie 412/2026 08:12

Ogrzewanie · ul. Mickiewicza 14, lok. 27

Nie grzeje jeden grzejnik w pokoju; pozostałe działają. Problem trwa od 2 dni.

Dostępność mieszkańca: czwartek po 15:00.

Notatka administracji: sprawdzić zawór termostatyczny.

06
Technik

Przyjmuje i wykonuje

Potwierdza, naprawia, zaznacza wykonanie. Status w portalu zmienia się sam.

Co wraca do administracji
  • Potwierdzenie przyjęcia zadania i aktualny status realizacji.
  • Komentarz technika, informacja o wykonaniu albo przyczyna opóźnienia.
  • Historia zmian widoczna na karcie sprawy bez dodatkowych telefonów.
07
Pracownik AI

Sprawdza u mieszkańca

Dzień później dzwoni i pyta, czy technik był i czy usterka zniknęła. Dopiero wtedy sprawa jest zamknięta.

Jak wygląda kontrola po wykonaniu
  • System może zadzwonić w ustalonym terminie, np. następnego dnia.
  • Nieodebrane połączenie można ponowić według ustawionej liczby prób.
  • Odpowiedź mieszkańca zamyka sprawę albo kieruje ją ponownie do zespołu.

Sześć z siedmiu kroków dzieje się bez udziału biura. Krok 04 zostaje przy człowieku. Świadomie.

Pulpit administracji 05

Cała praca administracji w jednym widoku

Zespół od razu widzi, co jest pilne, kto prowadzi sprawę i gdzie potrzebna jest reakcja. Z tego samego miejsca przydziela techników, dopisuje notatki, kontaktuje się z mieszkańcami i sprawdza, co najczęściej psuje się w budynkach.

Pulpit operacyjny
Dane demonstracyjne
⌕ Szukaj 3 powiadomienia
Otwarte 18 wszystkie sprawy
Pilne 3 wymagają reakcji
Bez technika 4 do przydzielenia
Dziś zamknięte 7 status potwierdzony
Kolejka pracy

Sprawy wymagające uwagi

Priorytet ↓
Pilne
Wyciek w pionie wodnym Słowackiego 8 · klatka B
MK 12 min
Nowe
Nie grzeje jeden grzejnik Mickiewicza 14 · lokal 27
Przypisz 28 min
Oczekuje
Domofon nie otwiera drzwi Kościuszki 4 · klatka A
AN 1 godz.
JD

Notatka do zadania Technik ma zadzwonić 20 minut przed wizytą.

09:42
Raporty

Najczęstsze usterki

Ostatnie 30 dni
Ogrzewanie72 Domofony54 Instalacja wodna41 Oświetlenie29
Komunikacja

Skontaktuj się z mieszkańcami

Wybrani mieszkańcyTelefon · SMS · e-mail
Cały budynek lub klatkaWażny komunikat
Po wykonanej naprawieAutomatyczne oddzwonienie
Planowany zakresHarmonogramy · w realizacji
Raporty cykliczne W realizacji

Najważniejsze informacje będą mogły trafiać na e-mail

Będzie można wybrać odbiorców, częstotliwość i zakres. Raport będzie zawierać plan pracy na dziś, listę spraw pilnych, zadania bez przydziału oraz zadania wykonane poprzedniego dnia, dla całej organizacji albo wybranego budynku.

  • Codziennie, raz w tygodniu lub w wybranym dniu miesiąca.
  • Osobne zestawienia dla administracji, zarządu albo koordynatora techników.
  • Link będzie prowadził bezpośrednio do przefiltrowanej listy spraw w portalu.
Raport poranny

Plan pracy administracji · 19 sierpnia

Do wykonania dzisiaj
11
Sprawy pilne
2
Bez przydzielonego technika
3
Wykonane poprzedniego dnia
7
Otwórz listę zadań →

Zarządzanie sprawami: priorytety, osoby odpowiedzialne, komentarze, notatki i pełna historia.

Zarządzanie zespołem: specjalizacje techników, dostępność i przydział właściwej osoby.

Decyzje oparte na danych: powtarzające się awarie, problematyczne adresy i obciążenie zespołu.

Zobacz pulpit na prezentacji
Wdrożenie 06

Jak wygląda uruchomienie

Zaczynamy od znalezienia miejsc, w których biuro traci najwięcej czasu. Termin uruchomienia ustalamy na pierwszym spotkaniu, po przejrzeniu Państwa dokumentów.

Krok 1

Ustalamy, gdzie asystent najbardziej pomoże

Przechodzimy z zespołem przez tydzień pracy biura. Które telefony wracają najczęściej, co zajmuje najwięcej czasu, gdzie sprawy zostają bez odpowiedzi. Z tego powstaje lista spraw, w których asystent odciąża biuro od pierwszego dnia.

Krok 2

Przygotowujemy asystenta na Państwa zasadach

Pracujemy na regulaminach i procedurach, które już obowiązują. Razem z technikami ustalamy, o co asystent ma dopytać przy najczęstszych usterkach. Każde takie pytanie to jeden dojazd mniej po samą diagnozę. Przy okazji znajdujemy w dokumentach sprzeczności i luki; to zwykle pierwszy zysk z wdrożenia, jeszcze przed uruchomieniem.

Krok 3

Ruszamy pod naszą opieką

Najpierw dzwonią Państwo sami, z pytaniami, które w biurze sprawiają najwięcej kłopotu. To najlepszy test. Potem otwieramy pozostałe drogi kontaktu dla mieszkańców i szkolimy zespół z pracy w portalu. Pierwsze dni prowadzimy razem z Państwem i poprawiamy to, co w praktyce okaże się niewygodne.

Wdrożenie można rozłożyć na etapy. Sprawy prowadzimy w naszym panelu albo przekazujemy je do dotychczasowej ewidencji, jeśli używany system na to pozwala.

Następny krok

Zadzwońmy do asystenta razem

Ten produkt najłatwiej ocenić na żywo. Dzwonimy do asystenta przy Państwu, a zaraz po rozmowie otwieramy portal ze zgłoszeniem, które z niej powstało. Trzydzieści minut, bez zobowiązań.

Umów prezentację Najpierw obejrzyj rozmowę